【SMS】広告代理店必見！オススメしたい業務効率化に最適のSMS送信ツール
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2016年05月27日
【SMS】広告代理店必見！オススメしたい業務効率化に最適のSMS送信ツール
日々仕事を行う中で、「細かい変更内容を早く伝えたい」「締切りが早まったので連絡したい」など伝達事項が生じたとき、なかなか取引先や営業先、業者の担当者に連絡が取れないと焦り、愚痴、イライラしたりと数知れずですよね。
担当者の携帯に何度電話をかけてもつながらず、肝心な時、ピンチな時、特急な時、大切な日に限って連絡が取れないことや返信がないことに、内心ハラハラした人も多いかと思います。通信手段の発達と上手に付き合わなければ、本来、業務効率化するつもりが、仕事の損失や業務ストレスといった負の連鎖を招く恐れもあります。
そのようなときの連絡通信手段として「ショートメール（SMS）」で内容確認しながら、業務の効率化を図っていくために、広告代理店、雑誌広告代理店、フリーペーパー出版社等にご導入いただいております。
広告業界の人にオススメな業務効率化ツール
ショートメールの使い方ひとつで、格段に業務効率UP
効率的な業務改善方法としてあまり意識をされていないメールですが、たとえ電話で伝達事項を話したとしても、内容が抜けることもあり得ます。その点、メール連絡であれば内容を見返すことができ、仕事の効率化は十分に期待できます。
ここで不安になるのは、受け手がメール開封確認したのか。
ショートメールでは、受け手がメール開封して、詳細を確認したことを把握できます。
通常のメール機能にも、送信者が開封確認を要求できる機能は付いている場合もあります。しかし、受信者が開封確認メッセージの送信を嫌がる場合も少なくありません。また、送信者にも多量の開封済メールが届いてしまいます。
受け手にストレスなく、メールの開封を把握できるなら、業務連絡ツールの主軸である従来のメールの利用価値は格段に上がっていきます。
確認くんは、受け手が何か行わなくても、送信者はパソコンから簡単にメール既読を把握できるメリットがあり、業務効率化を図る意味で大いに活用できるツールです。
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仕事上、連絡業務にストレスを感じる瞬間
ショートメール（SMS）既読機能で業務効率化を図りたいクライアント様から、デザイン会社に確認くんをご紹介いただき、実際に校正業務でご利用されております。
SMS確認くんで業務連絡する前の様子は・・・。
デザイン担当者 → クライアント
⇒ アポが取りづらい。
⇒ 電話をかけると嫌そうな感じがする。
⇒ 急な休暇で、連絡が取れない。
⇒ 移動または会議中で音信不通。
⇒ 間が悪い。
⇒ 印刷納期に間に合わない。
⇒ コミュニケーションがうまく取れていない。
クライアント → デザイン担当者
⇒ 移動中にもかかわらず何度も電話がかかってくる。
⇒ デザイナーに煽られる。
⇒ いつもタイミングが悪い。
⇒ コミュニケーションがうまく取れていない。
⇒ 少しの直しでも面倒くさそうな対応をされる。
⇒ 直しが遅い。
これらお互いのコミュニケーションのズレが、結果的に制作物の完成度に大きく影響することもあります。クライアントとデザイン企画担当者がリズムよく効率の良い意思疎通で業務を行う事は、お互いのストレスが少なく、より前向き（ポジティブ）になれますよね。
確認くんご利用者の声
デザイン担当者
「既読が分かるショートメール確認くんの導入をしてからは、クライアント様との校正確認がスムーズになり、その後の修正回数が自然と少なくなりました。電話連絡をする前に、メールの開封状況が分かり、効率的に校正業務が行えるようになった事で、仕事がやりやすくなりました。」
クライアント
「出来立てのデザインをすぐに確認してほしい気持ちは分かりますが、営業職なため外勤の時などに、校正確認の電話がかかってくるのは困っていました。かといって、相手の立場を考えると当然ではありますが、後味の悪い少しイラッとする事も正直ありました。現在ではそれも解消されています。」
業務改善に活用できる連絡ツール確認くん
ショートメールは、取引先企業や業務を委託する業者との関係を常に温めておける数少ない手段といえるかもしれません。ショートメールは敷居が低く、相手との関係性を良好に、かつ効率的な業務改善方法として、使い方ひとつで、まだまだ大きな効果が期待できるコミュニケーションツールといえます。
メールも電話もこまめな連絡が必ずしも良いわけではなく、レスポンスも早ければ良いといったものでもありません。無駄な動きやストレスを防いで、効率化のために連絡手段を見直すことが重要です。
仕事を効率化するためには、社内社外に関わらず、コミュニケーションと信頼関係という両輪が必要です。win-winの関係を持続させるためにも、品質の高いコミュニケーションツールとして「既読が分かるショートメール」はかなり有効的なツールといえます。
ＳＭＳツールのオススメ職種！
広告代理店、ホテル旅館、飲食レストラン、美容クリニック、コスメ化粧品販売、配達飲食サービス、通信販売、定期購入販売、人材派遣業、旅行代理店、不動産新築住宅マンション販売、クリーニング、建築リフォーム、自動車バイク販売、車整備、車検、保険損保、小売業 など
まとめ
・連絡が取れない、間が悪いことからの双方のストレスを軽減できる
・相手の動きを把握した上で、電話やメール連絡を取れる
・業務時間を短縮化でき、作業クオリティも上がる
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